Evenement organiseren: van eerste idee tot oplevering

02 HET STAPPENPLAN

Evenement organiseren in 8 stappen

De tijdlijn hieronder gaat uit van een middelgroot publiek evenement op of aan de openbare weg. Voor een besloten evenement binnen kun je de verkeers- en vergunningsstappen lichter houden.

1. 1

   12 tot 6 maanden vooraf

   Concept, doel en budget

   Leg vast wat het evenement moet opleveren en voor wie. Bepaal het verwachte bezoekersaantal, want dat getal stuurt vrijwel elke latere keuze: de vergunningsprocedure, het aantal toiletten, de verkeersmaatregelen en de omvang van je beveiliging. Zet daarna een budget op met een post onvoorzien van 10 tot 15 procent.

2. 2

   9 tot 6 maanden vooraf

   Locatie en vergunningplicht uitzoeken

   Neem contact op met de gemeente voordat je een locatie vastlegt. Elke gemeente hanteert eigen regels via de APV, en of je meldingsplichtig of vergunningplichtig bent hangt af van bezoekersaantal, geluid, eindtijd en of je de openbare weg gebruikt. Vraag meteen welke bijlagen ze verwachten en wat de indieningstermijn is.

3. 3

   6 tot 3 maanden vooraf

   Evenementenvergunning aanvragen

   Dit is de stap waar de meeste evenementen vertraging oplopen. Gemeenten vragen doorgaans acht tot twaalf weken behandeltijd, en een onvolledige aanvraag start die klok opnieuw. De vergunningsaanvraag zelf is vaak een formulier, maar de bijlagen zijn het echte werk: een plattegrond op schaal, een verkeersplan als je de weg afsluit, en een veiligheidsplan.

4. 4

   6 tot 3 maanden vooraf

   Leveranciers en programma vastleggen

   Contracteer de partijen met de langste levertijd eerst: podia, tenten, sanitair, beveiliging en verkeersregelaars. Zet in elk contract een annuleringsclausule en leg vast wie verantwoordelijk is voor op- en afbouwtijden, want die tijden bepalen mede je verkeersmaatregelen.

5. 5

   3 tot 1 maand vooraf

   Plattegrond, verkeersplan en bewegwijzering

   Werk de terreinindeling uit op schaal: podia, bars, foodtrucks, toiletten, hekken, looproutes en nooduitgangen. Een tekening op schaal is niet alleen een vergunningseis, het voorkomt ook dat een nooduitgang achteraf achter een bar blijkt te liggen. Hoort er een wegafsluiting of omleiding bij, dan hoort daar een verkeersplan met de juiste bebording bij, plus bewegwijzering langs de aanrijroute.

6. 6

   1 maand vooraf

   Draaiboek en communicatie

   Zet alles in een draaiboek met tijden, verantwoordelijken en telefoonnummers, van opbouw tot laatste afvalronde. Deel dat draaiboek met je leveranciers, de beveiliging en de gemeente. Start tegelijk de publiekscommunicatie en informeer omwonenden over geluid, afsluitingen en eindtijden.

7. 7

   Week van het evenement

   Schouw, opbouw en laatste controles

   Loop het terrein na met de gemeente, de brandweer en je beveiliging. Controleer of de opbouw overeenkomt met de goedgekeurde plattegrond, want daar wordt bij een schouw als eerste op gelet. Check de bebording langs de route en of alle vergunningsvoorwaarden zijn nagekomen.

8. 8

   Na afloop

   Afbouw, oplevering en evaluatie

   Ruim het terrein op en lever het op zoals afgesproken, inclusief het weghalen van bebording en afzettingen. Evalueer daarna met je team, de gemeente en de leveranciers. Bewaar de plattegrond en het verkeersplan, want voor een volgende editie is aanpassen sneller dan opnieuw tekenen.