BGBOP: wat er op je evenemententekening moet staan

Het BGBOP is een algemene maatregel van bestuur op grond van de Wet veiligheidsregio's, in werking sinds 1 januari 2018. Het vervangt de brandveiligheidsvoorschriften die gemeenten daarvoor zelf in een brandbeveiligingsverordening regelden. Sindsdien gelden voor niet-bouwwerken landelijk dezelfde regels, en verschilt de brandveiligheidseis dus niet meer per gemeentegrens.

Het besluit gaat over "plaatsen": in artikel 1.1 gedefinieerd als een ruimtelijk begrensde oppervlakte die bestaat uit ten minste een gebied of een bouwsel, of een samenstelling daarvan. Dat is precies waar een gebouw niet onder valt. Een festivalterrein met tenten, podia en tribunes valt eronder; een concertzaal van steen niet, want daarvoor geldt het Besluit bouwwerken leefomgeving.

Het BGBOP bestaat uit vijf inhoudelijke hoofdstukken. Hoofdstuk 2 regelt de gebruiksmelding en de bijbehorende tekeningen. Hoofdstuk 3 stelt bouwtechnische eisen aan bouwsels, waaronder de vluchtroutes. Hoofdstuk 4 gaat over installaties, verlichting, blusmiddelen, de bereikbaarheid voor hulpdiensten en de basishulpverlening. Hoofdstuk 5 stelt gebruikseisen tijdens het evenement zelf, van bakkramen tot de opstelling van zitplaatsen.

Belangrijk misverstand: de voorschriften uit hoofdstuk 3 tot en met 5 gelden voor elke plaats die onder het besluit valt, ook wanneer je geen gebruiksmelding hoeft te doen. De meldplicht is een procedure, niet de bron van de eisen. Een dorpsfeest met een tent voor 120 personen doet geen melding en moet toch voldoen aan de eisen voor vluchtroutes, blusmiddelen en bereikbaarheid.

Hier ontstaat de meeste verwarring, dus even scherp: het zijn twee verschillende instrumenten met twee verschillende grondslagen. De evenementenvergunning komt uit de Algemene Plaatselijke Verordening van je eigen gemeente. Die gaat over openbare orde, geluid, eindtijden, verkeer, gezondheid en veiligheid in brede zin, en wordt doorgaans door de burgemeester verleend. Elke gemeente schrijft zijn eigen APV, dus de drempels en de bijlagen verschillen per gemeente.

Het BGBOP is landelijk en gaat alleen over brandveilig gebruik en basishulpverlening. Het kent geen vergunningplicht, alleen een meldplicht, en het bevoegd gezag is het college van burgemeester en wethouders. De inhoudelijke voorschriften gelden van rechtswege, ongeacht of iemand iets heeft aangevraagd of gemeld.

De twee sporen raken elkaar in artikel 2.1 lid 3. Daar staat dat de meldplicht niet van toepassing is wanneer voor de plaats een evenementenvergunning is vereist en de gegevens uit artikel 2.3 in dat kader moeten worden aangeleverd. Vertaald: vraagt jouw gemeente de situatieschets en de plattegronden al op bij de vergunningsaanvraag, dan hoef je daarnaast geen aparte gebruiksmelding te doen. De tekeningen zelf verdwijnen niet, alleen de dubbele procedure.

Artikel 2.1 lid 2 regelt een tweede uitzondering: is voor de activiteit een vergunning voor brandveilig gebruik vereist, dan vervalt de meldplicht eveneens. Ook dan blijven de eisen aan de tekening staan, want die worden in dat spoor opgevraagd.

Praktisch advies: bel de gemeente en vraag expliciet of zij de BGBOP-gegevens binnen de evenementenvergunning uitvragen of als losse melding willen ontvangen. Dat antwoord verschilt per gemeente en bepaalt of je een of twee dossiers indient. Vraag in hetzelfde gesprek welke schaal en welk papierformaat ze willen zien, want die keuze staat niet in het besluit.

Het besluit eist een maat- of schaalaanduiding, maar noemt geen schaal. Veiligheidsregio's doen dat wel in hun handreikingen. Voor de plattegrond van een evenemententerrein wordt vaak 1:100, 1:200 of 1:500 geadviseerd, voor de bredere situatietekening 1:500 of 1:1000, en voor de plattegrond van een enkele tent 1:100. Kies een schaal waarop een beoordelaar de vrije doorgang bij een nooduitgang nog met een liniaal kan nameten.

Zet de aanduidingen zo veel mogelijk conform NEN 1413 op de tekening, de norm voor symbolen voor veiligheidsvoorzieningen. Neem de legenda op de tekening zelf op; wordt die te groot, dan mag hij als apart blad mee. Zet er ook een versienummer en een datum bij. Bij een schouw wordt als eerste gecontroleerd of de opbouw overeenkomt met de laatst goedgekeurde versie, en dan moet iedereen dezelfde versie in handen hebben.

Lever aan als PDF op een vast papierformaat met de schaal erop afgedrukt, niet als screenshot en niet als foto van een uitgeprinte tekening. Gemeenten die een beoordelingsmodule gebruiken kunnen dan direct op de kaart meten en aftekenen. Een tekening zonder schaal kan de vraag "is deze calamiteitenroute breed genoeg" niet beantwoorden en gaat retour, waarna de behandeltermijn opnieuw begint.