Organiser un événement : du cadrage au démontage

02 LE DÉROULÉ

Organiser un événement en 10 étapes

Le calendrier ci-dessous vise un événement public de taille moyenne, sur ou le long de la voie publique. Pour une manifestation privée en intérieur, les étapes liées à la circulation et au domaine public s'allègent, celles qui touchent aux structures et aux secours restent.

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   12 à 9 mois avant

   Cadrer le projet et fixer la jauge

   Fixez d'abord l'effectif maximal attendu à un instant donné. Ce chiffre commande presque tout le reste : le régime déclaratif, le dimensionnement des secours, le nombre de sanitaires, le service d'ordre. Un événement à but lucratif dont le public peut dépasser 1 500 personnes se déclare en mairie, et beaucoup de préfectures ouvrent un dossier de sécurité dédié à partir de 5 000 personnes présentes simultanément. Montez ensuite le budget avec une ligne d'imprévus de 10 à 15%.

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   9 à 6 mois avant

   Vérifier le statut du lieu

   Un terrain privé, une place communale, une route départementale et une route nationale ne relèvent pas des mêmes autorités. Sur le domaine public, il faut l'accord du gestionnaire de la voirie, qui n'est pas toujours la commune. Demandez au service manifestations ou vie associative quel dossier s'applique, quelles pièces il contient et quelle est la date limite de dépôt, avant de signer avec un prestataire ou de communiquer sur la date.

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   6 à 4 mois avant

   Demander l'occupation du domaine public

   Occuper une place, un trottoir ou une chaussée suppose un titre. Deux formes coexistent : le permis de stationnement pour une occupation simplement posée au sol (scène, stands, barriérage, food trucks) et la permission de voirie dès qu'il y a une emprise dans le sol (ancrages, scellements, réseaux). La redevance est le principe, même si de nombreuses communes exonèrent les associations par délibération. Joignez un plan d'implantation coté : c'est sur ce plan que le service voirie calcule la surface occupée.

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   6 à 2 mois avant

   Déclarer la manifestation à la bonne autorité

   Le régime dépend de la nature de l'événement, pas seulement de sa taille. Un cortège, un défilé ou un rassemblement revendicatif se déclare en mairie entre 15 et 3 jours francs avant. Une manifestation sportive sur route se déclare au moins un mois avant et bascule en autorisation dès qu'il y a chronométrage ou classement. Un rassemblement festif musical de plus de 500 participants sur un lieu non aménagé se déclare au préfet. Un événement lucratif de plus de 1 500 personnes se déclare au maire, au plus tard un mois avant.

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   4 à 2 mois avant

   Obtenir l'arrêté de circulation et de stationnement

   Le titre d'occupation ne ferme pas une rue : c'est l'arrêté de police de la circulation qui le fait, et il est souvent instruit par un autre service, parfois par une autre collectivité. Sur les voies communales et en agglomération, c'est le maire. Hors agglomération, c'est le président du conseil départemental sur route départementale et le préfet sur route nationale. Un itinéraire qui sort de la commune multiplie donc les signatures, et c'est très exactement là que les plannings dérapent.

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   4 à 2 mois avant

   Dimensionner le dispositif prévisionnel de secours

   Le dispositif de secours se calcule, il ne s'estime pas. Le référentiel national croise quatre critères : l'effectif prévisible du public, son comportement attendu (assis ou debout, statique ou dynamique), l'environnement et l'accessibilité du site, et le délai d'intervention des secours publics. Le résultat, le ratio d'intervenants secouristes, fixe le niveau : point d'alerte et de premiers secours, puis petite, moyenne ou grande envergure. Au-delà de 0,25, le dispositif est tenu par une association agréée de sécurité civile, sous convention écrite.

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   3 à 1 mois avant

   Structures, débit de boissons, musique, assurance

   Les obligations annexes tombent toutes dans la même fenêtre. Un chapiteau ou une tente pouvant recevoir plus de 50 personnes possède un registre de sécurité dont l'extrait se remet au maire 8 jours avant l'ouverture au public. Utiliser un bâtiment recevant du public pour autre chose que sa destination habituelle relève de l'article GN6, dont le délai de dépôt est passé de 15 jours à 2 mois. Une association peut obtenir 5 autorisations de buvette temporaire par an, limitées aux boissons des groupes 1 et 3. Déclarez la musique à la Sacem au moins 15 jours avant pour la réduction de 20%.

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   3 à 1 mois avant

   Dessiner le plan de masse, le plan de circulation et la signalisation

   Trois plans reviennent dans presque tous les dossiers. Le plan de masse montre l'implantation : scènes, chapiteaux, stands, sanitaires, barriérage, issues, largeur des allées réservées aux pompiers. Le plan de circulation montre les fermetures, les déviations, le stationnement neutralisé et l'accès des secours ; les guides préfectoraux demandent qu'il soit établi avec la commune et les forces de l'ordre. Le plan des secours situe le poste de secours et les points de rassemblement. Dessinez les trois à l'échelle sur le même fond de carte, sinon l'entrée d'un plan ne tombe pas en face du barrage de l'autre.

9. 9

   Semaine de l'événement

   Montage, pose de la signalisation et visite de sécurité

   Posez les panneaux avant le début de l'interdiction, en général 48 heures avant, et vérifiez le délai exact fixé par l'arrêté. Sans signalisation régulière et sans copie de l'arrêté affichée sur les panneaux, l'interdiction n'est pas opposable et la mise en fourrière ne tient pas. Faites ensuite le tour du site avec la commune, les sapeurs-pompiers et votre prestataire sécurité : le premier point regardé est la conformité du montage au plan validé.

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    Après l'événement

    Démontage, remise en état et bilan

    Retirez la signalisation dès la fin de la mesure, faute de quoi la commune la retire et la facture. Faites l'état des lieux contradictoire prévu par le titre d'occupation : c'est lui qui libère la caution. Organisez un retour d'expérience avec la commune, les secours et les prestataires, puis archivez les plans. Pour l'édition suivante, reprendre un plan existant prend beaucoup moins de temps que le redessiner.