Cómo organizar un evento: del concepto a la licencia

02 EL PASO A PASO

Cómo organizar un evento en 10 pasos

La línea temporal de abajo asume un evento público de tamaño medio en suelo público, con instalaciones temporales y algún corte de calle. Para un acto privado en interior puedes aligerar los pasos de vía pública y movilidad, pero no los de aforo, seguro y autoprotección.

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   12 a 8 meses antes

   Concepto, aforo previsto y presupuesto

   Define qué tiene que conseguir el evento y para quién. Fija una horquilla de aforo desde el primer día, porque ese número decide casi todo lo que viene después: si necesitas plan de autoprotección, la cuantía mínima del seguro, el dispositivo sanitario, el número de aseos y el alcance de las medidas de tráfico. Cierra el presupuesto con una partida de imprevistos del 10 al 15 por ciento e incluye las tasas municipales.

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   10 a 6 meses antes

   Averigua qué régimen te aplica

   Los espectáculos públicos y las actividades recreativas se regulan por ley autonómica, y el ayuntamiento la desarrolla en su ordenanza. Dos municipios vecinos pueden pedirte cosas distintas para el mismo evento. Llama al área de actividades o de vía pública antes de cerrar nada y pregunta tres cosas: si vas por autorización, por licencia o por declaración responsable, con cuánta antelación hay que presentar y qué anexos exige la ordenanza.

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   8 a 5 meses antes

   Espacio, fecha y ocupación de la vía pública

   Si el evento pisa calle, plaza o cualquier suelo de dominio público, necesitas autorización de ocupación de la vía pública además del permiso de la actividad. Son dos cosas distintas y a menudo dos expedientes distintos, en áreas municipales distintas. Reserva el espacio, confirma que no coincide con otro acto autorizado y pide la cartografía municipal de la zona para dibujar sobre una base real.

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   6 a 4 meses antes

   Plan de autoprotección y cálculo del aforo

   El plan de autoprotección lo firma un técnico competente y se mide en semanas, no en días. Encárgalo en cuanto tengas la distribución del recinto, porque los planos de evacuación forman parte del documento y no se pueden redactar sin ella. Reserva además tiempo para el registro ante el órgano de protección civil cuando tu comunidad lo exija.

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   6 a 3 meses antes

   Instalaciones eventuales y proveedores

   Escenarios, carpas, gradas y estructuras temporales entran en la categoría de instalaciones eventuales, portátiles o desmontables. Suelen exigir proyecto técnico firmado antes del montaje y certificado final de montaje y solidez una vez levantadas. Contrata primero a los proveedores de plazo largo y deja por escrito quién entrega cada certificado y en qué fecha.

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   5 a 3 meses antes

   Seguro, dispositivo sanitario y seguridad

   Sin certificado de seguro de responsabilidad civil en vigor no hay permiso. La cuantía mínima la fija tu comunidad autónoma en función del aforo, así que confirma la cifra antes de firmar la póliza y no después. Lo mismo con la cobertura sanitaria preventiva y con el personal de seguridad privada o de control de accesos: los criterios cambian de una comunidad a otra y según el tipo de evento.

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   4 a 2 meses antes

   Plano del recinto, plan de movilidad y señalización

   Aquí se dibujan los tres documentos gráficos del expediente. El plano del recinto a escala con escenarios, barras, vallado, aseos, recorridos y salidas de emergencia. El plan de movilidad con los cortes de calle, los itinerarios alternativos y el acceso mantenido para residentes, transporte público y servicios de emergencia. Y la señalización de esos desvíos, punto por punto.

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   3 meses a 1 mes antes

   Presentación del expediente y subsanación

   Presenta por sede electrónica con margen sobre el plazo mínimo de la ordenanza. Si falta documentación, la administración abre un plazo de subsanación de diez días hábiles y ese tiempo sale de tu calendario, no del suyo. Ten presente además que en materia de espectáculos el silencio administrativo suele ser negativo: que no te contesten no equivale a un sí.

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   1 mes antes y semana del evento

   Vecinos, plan de trabajo y montaje

   Avisa a vecinos y comercios de los cortes, los horarios de montaje y la hora de fin. Prepara el plan de trabajo con horas, responsables y teléfonos, desde la primera descarga hasta la última recogida de residuos, y compártelo con proveedores, seguridad y ayuntamiento. Durante el montaje comprueba que lo que hay en el suelo coincide con el plano aprobado, porque es lo primero que mira una inspección.

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    Después del evento

    Desmontaje, devolución del espacio y evaluación

    Retira señalización, vallado y residuos y devuelve el espacio en el estado que fija la autorización, porque de eso depende la fianza. Evalúa después con el equipo, los proveedores y el técnico municipal. Guarda el plano del recinto y el plan de movilidad: para la siguiente edición se editan en minutos y se vuelven a presentar sin empezar de cero.