Veranstaltung planen: von der Idee bis zur Abnahme

02 DIE 10 SCHRITTE

Veranstaltung planen in 10 Schritten

Die Zeitachse geht von einer öffentlichen Veranstaltung im Freien auf oder an öffentlichen Straßen aus. Für ein geschlossenes Firmenevent in einer angemieteten Halle entfallen die Schritte 4, 5 und 9 weitgehend, dafür rücken Hausordnung und Betreiberpflichten der Location nach vorn.

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   12 bis 9 Monate vorher

   Konzept, Besucherzahl und Budget

   Legen Sie zuerst die erwartete Besucherzahl fest, nicht das Programm. Diese eine Zahl entscheidet darüber, welche Verordnungen greifen, ob ein Sicherheitskonzept verlangt wird, wie stark Ordnungs- und Sanitätsdienst besetzt sein müssen und wie früh Sie bei den Behörden vorstellig werden. Kalkulieren Sie danach das Budget mit 10 bis 15 Prozent Reserve für Auflagen, die erst im Genehmigungsverfahren dazukommen.

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   9 bis 6 Monate vorher

   Fläche prüfen und Zuständigkeiten klären

   Entscheidend ist, ob die Fläche öffentlicher Verkehrsraum ist oder Privatgelände. Öffentliche Straßen, Wege und Plätze lösen eine Sondernutzungserlaubnis aus, meist zusätzlich eine Anordnung der Straßenverkehrsbehörde. Auf Privatgrund entfällt beides, dafür wird die baurechtliche Nutzung der Fläche zum Thema. Sprechen Sie mit dem Ordnungsamt Ihrer Kommune oder Ihres Kreises, bevor Sie die Fläche verbindlich buchen.

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   6 bis 3 Monate vorher

   Veranstaltung beim Ordnungsamt anmelden

   Die Anmeldung beim Ordnungsamt ist der Einstieg ins Verfahren. Viele Städte wollen die Meldung drei Monate vorher, bei Großveranstaltungen mit Sicherheitskonzept sechs Monate; kleine Feste kommen mancherorts mit zwei bis vier Wochen aus. Diese Fristen sind nicht bundeseinheitlich, fragen Sie sie für Ihre Kommune oder Ihren Kreis konkret ab. Zur Anmeldung gehören in der Regel eine Veranstaltungsbeschreibung mit Zeitplan und ein maßstäblicher Plan der Fläche.

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   6 bis 3 Monate vorher

   Sondernutzungserlaubnis beantragen

   Sobald Sie öffentliche Straßen, Gehwege oder Plätze über den Gemeingebrauch hinaus nutzen, brauchen Sie eine Sondernutzungserlaubnis. Das gilt für Bühnen, Zelte, Stände, Absperrgitter und abgestellte Fahrzeuge. Die Fristen schwanken erheblich: manche Kommunen begnügen sich mit wenigen Werktagen, andere verlangen zwei Wochen, einen Monat oder sechs Wochen. Die Erlaubnis ist gebührenpflichtig und wird meist nach Quadratmetern und Tagen berechnet.

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   5 bis 3 Monate vorher

   Verkehrszeichenplan und verkehrsrechtliche Anordnung

   Sperrungen, Umleitungen und Halteverbote sind kein Teil der Sondernutzungserlaubnis, sie laufen über die Straßenverkehrsbehörde. Umzüge, Läufe und Radrennen brauchen zusätzlich eine Erlaubnis nach § 29 Absatz 2 StVO. Grundlage ist ein Verkehrszeichenplan, den die Behörde prüft und anordnet; erst danach darf ein Schild stehen. Ohne Nachweis einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung erteilen viele Behörden die Erlaubnis gar nicht.

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   4 bis 2 Monate vorher

   Sicherheitskonzept schreiben und abstimmen

   Das Sicherheitskonzept ist kein Formular, sondern ein abgestimmtes Dokument. Es entsteht im Einvernehmen mit den für Sicherheit und Ordnung zuständigen Stellen, Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst beraten dabei. Planen Sie mindestens eine Abstimmungsrunde ein und rechnen Sie mit Nachforderungen. Der maßstäbliche Plan mit Flucht- und Rettungswegen ist das Herzstück, an ihm hängen Kapazität, Räumungszeiten und Ordnungsdienststärke.

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   3 bis 1 Monat vorher

   Aufbauten, Ausschank, Musik und Lärm

   Zelte, Bühnen und Tribünen sind Fliegende Bauten und laufen über das Bauordnungsamt: Ausführungsgenehmigung des Herstellers plus Gebrauchsabnahme vor Ort, wobei die Schwellen je nach Land und Bauart abweichen. Für den Ausschank alkoholischer Getränke brauchen Sie eine Gestattung nach dem Gaststättengesetz. Musik deckt die GEMA-Anmeldung ab, und beim Lärm gilt die Freizeitlärm-Richtlinie in der Auslegung Ihres Landes.

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   4 bis 2 Wochen vorher

   Koordinierungsgespräch und Auflagen abarbeiten

   Größere Veranstaltungen bekommen eine Behördenrunde mit Ordnungsamt, Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst. Bringen Sie den aktuellen Plan mit, nicht die Fassung aus dem Antrag; abweichende Pläne kosten in dieser Runde die meiste Zeit. Danach kommt der Auflagenbescheid. Ab da arbeiten Sie eine Liste ab, keine Idee mehr, und jede Auflage braucht einen Namen und ein Datum.

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   Veranstaltungswoche

   Aufbau, Abnahmen und Beschilderung

   Halteverbotsschilder müssen früh genug stehen: Nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts trägt der Halter die Abschleppkosten erst, wenn zwischen Aufstellung und Abschleppen drei volle Kalendertage liegen, der Aufstelltag zählt nicht mit. Dokumentieren Sie Aufstellung und bereits parkende Fahrzeuge mit Foto und Zeitstempel. Bei der Abnahme wird zuerst geprüft, ob der Aufbau dem genehmigten Plan entspricht.

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    Nach der Veranstaltung

    Rückbau, Übergabe und Auswertung

    Bauen Sie Beschilderung und Absperrungen zügig zurück, sonst laufen Miet- und Sondernutzungsgebühren weiter. Übergeben Sie die Fläche im vereinbarten Zustand und lassen Sie sich das bestätigen. Werten Sie danach mit Behörden und Dienstleistern aus und archivieren Sie beide Zeichnungen: Für die nächste Ausgabe ist Anpassen deutlich schneller als Neuzeichnen.