Como organizar um evento: do conceito à entrega do espaço

02 O PASSO A PASSO

Organizar um evento em 7 passos

A linha de tempo assume um evento público de média dimensão em espaço público ou com acesso pela via. Num evento privado em recinto fechado, os passos de trânsito e de ocupação do espaço público ficam bastante mais leves.

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   12 a 6 meses antes

   Conceito, público e orçamento

   Fixe o que o evento tem de conseguir e para quem. O número de participantes previsto comanda quase tudo o que vem a seguir: se precisa de licença de recinto, quantas instalações sanitárias monta, se corta a via e que dimensão de segurança privada contrata. Feche o orçamento com uma verba para imprevistos de 10 a 15 por cento e conte com as taxas municipais, que mudam de concelho para concelho.

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   9 a 6 meses antes

   Local e mapa de licenças

   Fale com a câmara municipal antes de assinar o contrato do espaço. Em Portugal não há um pedido único de licença de evento: consoante o local e o programa, junta-se licença de recinto, licença de ocupação do espaço público, licença especial de ruído e autorização de condicionamento de trânsito. Peça logo a lista de peças exigidas e o prazo mínimo de entrega de cada pedido, porque ambos variam entre concelhos.

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   6 a 3 meses antes

   Recinto, evacuação e seguro

   O pedido de licença de recinto improvisado ou de diversão provisória obriga a declarar a área, a lotação admissível, a zona de segurança e as instalações sanitárias, acompanhado de uma planta com a disposição dos equipamentos e de um plano de evacuação em situação de emergência. Junta-se a apólice de seguro de responsabilidade civil e de acidentes pessoais. Esta fase pesa em tempo de preparação, não em tempo de espera.

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   3 meses antes

   Via pública, percurso e pareceres

   A partir do momento em que ocupa ou corta a via, o pedido passa a ter percurso e passa a depender de terceiros. Numa prova desportiva na via pública a autorização é da câmara do concelho onde a prova decorre ou termina, com antecedência mínima de 30 dias, que sobe para 60 dias quando o percurso atravessa mais do que um concelho. A instrução exige o traçado sobre a rede viária em escala adequada e o parecer das forças de segurança, mais o parecer de quem gere as vias usadas.

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   2 a 1 mês antes

   Ruído, música e pirotecnia

   A licença especial de ruído autoriza, a título excecional, atividade ruidosa temporária junto a habitações, escolas ou hospitais. Várias câmaras pedem o requerimento com cerca de 15 dias úteis de antecedência, instruído com planta de localização à escala, planta com a implantação das fontes de ruído e memória descritiva com o horário e as medidas de minimização. Se houver música, trate dos direitos de autor com a SPA e dos direitos conexos através da PassMúsica. Fogo de artifício tem pedido próprio.

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   1 mês antes

   Fornecedores, plano de produção e vizinhança

   Feche primeiro os fornecedores com prazo de entrega longo: palcos, tendas, sanitários, geradores, segurança privada e sinalização. Escreva o plano de produção com horários, responsáveis e contactos, da montagem à última recolha de resíduos, e distribua-o pelos fornecedores, pela segurança e pela câmara. Avise moradores e comércio afetados pelos cortes de trânsito e pela hora de fim.

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   Semana do evento e depois

   Montagem, vistoria e balanço

   Percorra o recinto com a segurança e, quando aplicável, com os bombeiros e a proteção civil municipal. Confirme que a montagem corresponde à planta aprovada, porque é o primeiro ponto que uma vistoria compara. Verifique a sinalização ao longo do acesso e as condições escritas em cada licença. No fim, retire sinalização e vedação, entregue o espaço e guarde as plantas: para a edição seguinte, ajustar é muito mais rápido do que voltar a desenhar.